Como contratar o primeiro funcionário da sua empresa: passo a passo

Chega um momento em que o dono do negócio não dá mais conta de tudo sozinho. Atender, vender, comprar, cuidar do financeiro e ainda entregar o serviço deixa de caber no dia. Saber como contratar o primeiro funcionário, com segurança e sem improviso, é um passo importante para a empresa crescer.

Este passo a passo mostra o caminho de forma geral, do planejamento ao primeiro mês de trabalho. As obrigações legais têm detalhes que variam conforme o tipo de empresa e a atividade, por isso conte com o seu contador em cada etapa.

Passo 1: confirme que é hora de contratar

Antes de qualquer coisa, olhe para a rotina. Que tarefas estão ficando para trás? Quanto tempo do seu dia vai para atividades que outra pessoa poderia fazer? A contratação faz sentido quando libera você para o que gera mais resultado, como vender, atender os principais clientes ou planejar.

Também é preciso confirmar que o caixa suporta o custo de forma contínua, e não só nos meses bons.

Passo 2: calcule o custo real

O custo de um funcionário CLT vai além do salário. Entram FGTS de 8%, 13º, férias com 1/3, vale-transporte, benefícios previstos na convenção coletiva e, dependendo do regime tributário, a contribuição patronal ao INSS e outros encargos.

Peça ao contador uma simulação com os números reais da sua empresa. Se você é MEI, confirme também as regras específicas: o MEI pode ter apenas um empregado, com remuneração limitada ao salário mínimo ou ao piso da categoria.

Passo 3: consulte a convenção coletiva

Cada categoria profissional tem um sindicato e, em geral, uma convenção coletiva com regras próprias: piso salarial, benefícios obrigatórios, jornada, adicionais. O seu contador sabe dizer qual convenção se aplica à sua atividade em Cuiabá ou Várzea Grande. Ignorar a convenção é uma das causas mais comuns de problemas trabalhistas em pequenas empresas.

Passo 4: defina a vaga

Escreva, de forma simples:

• O que essa pessoa vai fazer no dia a dia
• O que ela precisa saber desde o primeiro dia
• O que você pode ensinar
• Qual comportamento é essencial (por exemplo, organização, simpatia, pontualidade)
• Salário, horário e local

Esse resumo vai guiar o anúncio, as entrevistas e a avaliação na experiência.

Passo 5: recrute e selecione com critério

No primeiro funcionário, a tentação é contratar alguém conhecido ou o primeiro que aparece. Às vezes dá certo, mas o risco é alto: em uma empresa pequena, uma contratação errada pesa no atendimento, no caixa e na sua rotina.

Algumas boas práticas:

• Divulgue a vaga com salário, horário e atividades claros
• Faça as mesmas perguntas a todos os candidatos e anote as respostas
• Peça exemplos reais de situações vividas em empregos anteriores
• Aplique um teste prático da função, sempre que possível
• Confira referências com empregadores anteriores

Passo 6: exame admissional

Antes de o funcionário começar, ele deve fazer o exame médico admissional, que resulta no Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). O exame é custeado pela empresa e realizado por médico do trabalho.

A empresa também precisa cumprir os programas de saúde e segurança exigidos pelas normas regulamentadoras, que variam conforme o grau de risco da atividade. Clínicas de medicina do trabalho e o contador podem orientar sobre o que se aplica ao seu caso.

Passo 7: registro e documentação

Com o candidato aprovado e o ASO em mãos, vem o registro formal. De forma geral:

1. Reúna os documentos pessoais do funcionário, conforme a lista que o contador solicitar.
2. Formalize o contrato de trabalho por escrito, normalmente começando por um contrato de experiência.
3. Envie as informações de admissão ao eSocial antes de o funcionário iniciar as atividades. Esse envio alimenta a carteira de trabalho digital.
4. Defina com o contador as rotinas de folha, FGTS e recolhimentos mensais.

Na maioria das pequenas empresas, o contador cuida do envio ao eSocial. O seu papel é passar as informações corretas e no prazo, antes do primeiro dia de trabalho.

Passo 8: prepare o primeiro dia

Um bom começo reduz a chance de o funcionário desistir nas primeiras semanas:

• Deixe pronto o espaço de trabalho, uniforme e equipamentos
• Explique as regras: horário, intervalos, uso de celular, atendimento
• Mostre os produtos, serviços e sistemas
• Diga claramente o que você espera nos primeiros 30 dias
• Reserve tempo para acompanhar de perto, especialmente na primeira semana

Passo 9: acompanhe a experiência

Use o contrato de experiência para avaliar de verdade. Marque conversas na primeira semana, na metade e perto do fim do prazo. Dê retorno sobre o que está bom e o que precisa melhorar e decida dentro do prazo se vai efetivar.

Passo 10: organize a rotina mensal

Depois da contratação, a empresa passa a ter obrigações recorrentes: pagamento de salário até a data legal, recolhimento de FGTS e encargos, controle de jornada quando aplicável, férias e 13º. Combine com o contador um calendário mensal e guarde todos os comprovantes.

E se você não tiver tempo para selecionar?

Para muitos donos de pequenas empresas, a parte mais difícil não é a burocracia, que o contador resolve, e sim encontrar a pessoa certa sem parar a operação. Uma consultoria de recrutamento pode assumir essa etapa. A Atena RH atende empresas de Cuiabá, Várzea Grande e de todo o Brasil desde 2010: alinha o perfil com o empresário, busca e avalia os candidatos e apresenta três finalistas para a escolha final.

Resumo

Para contratar o primeiro funcionário: confirme a necessidade, calcule o custo com o contador, consulte a convenção coletiva, defina a vaga, selecione com critério, faça o exame admissional, registre no eSocial antes do início, prepare o primeiro dia e acompanhe a experiência.

Se você vai contratar pela primeira vez e quer ajuda para encontrar a pessoa certa, converse com um especialista da Atena RH.